Een leveranciersportaal is een beveiligde externe werkruimte voor de mensen buiten je bedrijf die moeten beoordelen, goedkeuren of antwoorden: reviewers van de klant en sub-tier-leveranciers. Ieder van hen ziet alleen wat je met hem of haar deelt en voert de taak uit die je vraagt, op het live record in plaats van op een kopie in een e-mailbijlage.
Kwaliteitswerk in de automotive hangt af van deze uitwisseling in beide richtingen. IATF 16949 verwacht dat een organisatie haar externe aanbieders beheerst. Het PPAP-handboek van AIAG, 4e editie, eindigt met de dispositie van de klant op de Part Submission Warrant (PSW). AIAG APQP volgt de gereedheid van leveranciers, en tweedepartijaudits zoals VDA 6.3 eindigen met bevindingen die de leverancier moet beantwoorden.
Het Zometric Leveranciersportaal verwerkt negen soorten taken: een Control Plan, een PFMEA of een PPAP-indiening beoordelen; een checklist invullen; PPAP-elementen indienen; gegevens van pass-through-kenmerken (PTC) leveren; op een actie reageren; een 8D beantwoorden van D3 tot en met D6; en op een auditbevinding reageren. Externe personen zijn geen gebruikers van je systeem. Een link opent een aparte portaalsessie die geen enkele interne pagina kan bereiken.
Zes problemen die teams voor leverancierskwaliteit in hun eigen woorden beschrijven, en wat er verandert wanneer klanten en leveranciers aan hetzelfde record werken.
Elke taak volgt hetzelfde pad: deel een record, vraag om één ding, accepteer het antwoord.
Stap 1 · Contactpersonen
Voeg elke reviewer van de klant of contactpersoon bij een leverancier toe aan zijn of haar partij, met naam en e-mailadres. Een record dat bij een klant of leverancier hoort, kan alleen worden gedeeld met de eigen contactpersonen van die partij.
Stap 2 · Delen
Kies het Control Plan, de PFMEA, de PPAP-indiening, de checklist, de leveranciers-CAPA, de auditbevinding, het PTC, de actie of het onderdeel, en bepaal wat de contactpersoon mag doen: bekijken, opmerkingen plaatsen, goedkeuren of downloaden. Een deling kan black-box zijn, met verborgen kolommen en een vervaldatum.
Stap 3 · Verzoek
Geef de taak een titel, een vervaldatum en een bericht. Sommige taken worden voor je aangemaakt: het indienen van een uitgaande PPAP opent een reviewtaak voor elke actieve contactpersoon van de klant, en het uitgeven van een APQP-checklist aan een leverancier opent een checklisttaak.
Stap 4 · Link
De contactpersoon ontvangt een link naar de taak, standaard 7 dagen geldig. De portaalsessie eindigt na 30 minuten zonder activiteit of na maximaal 12 uur, en de contactpersoon kan op elk moment een inloglink van 15 minuten aanvragen.
Stap 5 · Antwoord
Een klant beslist rij voor rij of element voor element. Een leverancier beantwoordt checklistpunten, uploadt bewijs of vult de 8D-stappen in. Concepten worden bewaard tot de contactpersoon indient.
Stap 6 · Ondertekenen
Beslissingen over Control Plan en PPAP vragen de volledige naam van de contactpersoon en een herauthenticatie: een link die in de afgelopen 15 minuten is geopend, of een zescijferige code per e-mail, 10 minuten geldig.
Stap 7 · Accepteren
Accepteer elk beantwoord punt of elke 8D-stap, of stuur het terug met een opmerking over wat er ontbreekt. Een antwoordtaak is afgerond wanneer elk punt of elke stap is geaccepteerd, en elke handeling blijft op de tijdlijn van het portaal staan.
Elke mogelijkheid is gekoppeld aan een beslissing die uw team al probeert te nemen.
Geen gebruikersnaam, geen wachtwoord, geen onboardingsessie. Een extern contact opent een link en ziet alleen de taken die aan hem of haar zijn gericht. Links verlopen, kunnen worden ingetrokken en openen nooit iets binnen je interne systeem.
De reviewer van je klant keurt per rij of per element goed of af en legt bij een PPAP de dispositie van de warrant vast, inclusief een tijdelijke goedkeuring. Beslissingen over Control Plan en PPAP worden e-ondertekend met een getypte naam en een nieuwe link of eenmalige code, en rechtstreeks in de klantgoedkeuring van het plan of in de PPAP-indiening geschreven; een PFMEA-review wordt op de FMEA vastgelegd.
Vraag PPAP-elementen, APQP-checklists of ad-hocbewijs op bij een sub-tier-leverancier. Die antwoordt punt voor punt; jij accepteert elk punt of stuurt het terug. De gereedheid van leveranciers is niet langer een status die je telefonisch najaagt.
Stuur een leverancier de stappen voor indamming, grondoorzaak, corrigerende actie en implementatie (D3 tot D6) van een 8D, of een bevinding uit een tweedepartijaudit. 8D-stappen komen pas in je CAPA nadat je engineer ze heeft geaccepteerd; een antwoord op een bevinding gaat naar de auditor, die het accepteert of afwijst.
Deel een PFMEA of Control Plan zonder de knowhow weg te geven. Verborgen kolommen worden verwijderd voordat de pagina de server verlaat, elke weergave draagt een watermerk met de naam van de kijker, en downloaden en afdrukken zijn uitgeschakeld.
Elke geopende link, elk bekeken document, elk ingediend antwoord en elke ondertekende beslissing staat op één tijdlijn: wie, wanneer en vanwaar. Achterstallige taken en antwoorden die op jouw kant wachten, worden geteld op de startpagina van het portaal.
Elke open taak wordt vergeleken met de datum van vandaag. Een taak die over twee dagen of minder vervalt, wordt gemarkeerd als binnenkort te laat, en een taak voorbij de vervaldatum is achterstallig. Een dagelijkse taak mailt een herinnering met een nieuwe link wanneer een taak precies twee dagen van de vervaldatum is, en na de vervaldatum elke dag een achterstandsmelding, hoogstens één keer per dag.
| Taak | Vervalt | Markering | Herinneringsmail |
|---|---|---|---|
| Control Plan beoordelen | Vervalt20 okt (over 8 dagen) | MarkeringGeen | HerinneringsmailNog geen |
| PPAP-elementen indienen | Vervalt14 okt (over 2 dagen) | MarkeringBinnenkort te laat | HerinneringsmailHerinnering vandaag verstuurd |
| Checklist invullen | Vervalt13 okt (over 1 dag) | MarkeringBinnenkort te laat | HerinneringsmailVandaag geen; verstuurd op 11 okt |
| 8D beantwoorden | Vervalt9 okt (3 dagen geleden) | MarkeringAchterstallig | HerinneringsmailAchterstandsmelding, elke dag |
| Reageren op auditbevinding | Vervalt8 okt (afgerond) | MarkeringGeen | HerinneringsmailGeen |
Het portaal heeft geen eigen kopie. Elk antwoord wordt teruggeschreven via de module die eigenaar is van het record.
Het indienen van een uitgaand pakket opent een reviewtaak voor de klant. Beslissingen per element en de dispositie van de warrant worden in de indiening geschreven, en het bewijs van een sub-tier-leverancier wordt toegevoegd aan de elementen van een binnenkomende PPAP.
Een CAPA met een leverancier kan om een 8D-antwoord vragen. Geaccepteerde stappen D3 tot en met D6 worden in de CAPA indammingsacties, grondoorzaken, corrigerende acties en afgeronde implementaties.
De review van een klant zet de klantgoedkeuring van het Control Plan, en de geaccepteerde antwoorden van een leverancier werken de registraties van pass-through-kenmerken bij.
Klanten zien een samenvatting of een alleen-lezen weergave van de PFMEA, desgewenst als black-box, en hun review wordt als opmerking op de FMEA vastgelegd.
Een checklist die aan een leverancier wordt uitgegeven, wordt een portaaltaak, en de antwoorden van de leverancier worden in de live checklist geschreven, die wordt ingediend zodra ze volledig is.
De reactie van de leverancier op een bevinding uit een tweedepartijaudit gaat rechtstreeks naar de bevinding, waar de auditor haar accepteert of afwijst.
Registreren contactpersonen, delen Control Plans, PFMEA's, PPAP-indieningen en checklists, maken taken aan, geven links uit en accepteren antwoorden of sturen ze terug.
Vragen op een CAPA om het 8D-antwoord van een leverancier en accepteren elke stap of sturen haar terug voordat ze in de case komt.
Vragen om de reactie van een leverancier op een bevinding uit een tweedepartijaudit en accepteren of wijzen die daarna op de bevinding af.
Ziet de startpagina van het portaal, het takenregister en de tijdlijn van externe activiteit.
Beoordelen gedeelde Control Plans, PFMEA's en PPAP-indieningen, plaatsen opmerkingen en ondertekenen hun beslissing.
Beantwoorden checklists, verzoeken om PPAP-bewijs, PTC-gegevens, acties, 8D-stappen en auditbevindingen, met uploads van bestanden.
| Zometric Leveranciersportaal vs. e-mail en gedeelde mappen | E-mail en gedeelde mappen | Zometric Leveranciersportaal |
|---|---|---|
| Toegang | Bijlagen doorgestuurd, mapaccounts om te beheren | Een persoonlijke link naar één taak; geen account, geen interne pagina bereikbaar |
| Wat wordt gedeeld | Het hele bestand, dat kan worden doorgestuurd | Een afgebakende deling; verborgen kolommen op de server verwijderd voor black-box-weergaven |
| Klantgoedkeuring | Een ondertekende pdf of een antwoordmail | Beslissingen per element en een e-ondertekende dispositie van de warrant, in de indiening geschreven |
| 8D van leveranciers | Een pdf die in de CAPA wordt overgetypt | Gestructureerde stappen D3 tot en met D6, één voor één in de CAPA geaccepteerd |
| Bewijsbestanden | Inboxbijlagen, ongecontroleerd | Uploads per punt, op type gecontroleerd en op malware gescand voordat iemand ze opent |
| Opvolging | Najagen per telefoon en agenda | Markeringen voor binnenkort te laat en achterstallig, herinneringsmails en een «wacht op ons»-teller |
| Toegang intrekken | Een verstuurde e-mail kan niet worden teruggehaald | Trek een deling in of laat haar verlopen; de open taken ervan worden geannuleerd |
| Audittrail | Verspreid over mailboxen | Eén tijdlijn van elke weergave, elk antwoord en elke beslissing, met tijd en IP-adres |
Uitnodigingen en herinneringen voor taken bevatten een nieuwe persoonlijke link, en de aanvrager krijgt bericht wanneer een contactpersoon een beslissing vastlegt. Mail gaat via je eigen SMTP-instellingen.
Pdf-, Excel-, CSV-, Word-, afbeeldings- en tekstbestanden tot 25 MB, opgeslagen met een SHA-256-controlesom en gescand voordat ze kunnen worden geopend.
Externe contactpersonen, delingen, reviewtaken en 8D-antwoorden van leveranciers zijn beschikbaar via de REST API, inclusief het intrekken van delingen en het accepteren of terugsturen van 8D-stappen.
Directe antwoorden op de vragen die teams stellen vóór een demo.
Nee. Elke externe contactpersoon krijgt een persoonlijke link naar zijn of haar taak, standaard 7 dagen geldig. De link opent een aparte portaalsessie die alleen de taken toont die aan die contactpersoon zijn gericht en geen enkele interne pagina kan bereiken. Een contactpersoon kan ook via de inlogpagina van het portaal een eenmalige inloglink aanvragen, 15 minuten geldig.
Ja. De reviewer van de klant keurt elk element goed of af, kan alle resterende elementen in één stap goedkeuren en legt de dispositie van de warrant vast: goedgekeurd, afgewezen, tijdelijke goedkeuring of anders. Een tijdelijke goedkeuring vereist de afwijkingen, het actieplan, de indamming, de vervaldatum voor herindiening, en een vervaldatum of toegestane hoeveelheid. De beslissing wordt e-ondertekend en in de PPAP-indiening geschreven.
De contactpersoon typt zijn of haar volledige naam, die moet overeenkomen met het contactrecord, en authenticeert zich opnieuw: ofwel is de portaalsessie in de afgelopen 15 minuten via een link geopend, ofwel voert de contactpersoon een zescijferige code in die per e-mail is verstuurd en 10 minuten geldig is. De handtekening legt de naam, het e-mailadres, de partij, de betekenis, de verklaring, het tijdstip, het IP-adres en een SHA-256-hash van wat is ondertekend vast.
Nee. De leverancier vult D3-indamming, D4-grondoorzaken, D5-corrigerende acties en D6-implementatie in, maar er verandert niets in de CAPA totdat je engineer een stap accepteert. Geaccepteerde stappen worden in de CAPA geschreven, gemarkeerd als afkomstig van de leverancier. Een teruggestuurde stap gaat terug naar de leverancier met een opmerking over wat er ontbreekt.
Ja. Een black-box-deling verwijdert de kolommen die je verbergt voordat de pagina de server verlaat. Standaard zijn dat het werkelement, de preventiemaatregelen, het optreden, de detectiemaatregelen en de detectie. Elke pagina draagt een watermerk met het e-mailadres van de kijker en het tijdstip, afdrukken en downloaden zijn uitgeschakeld en elke weergave wordt gelogd. Je kunt ook alleen een samenvatting van de FMEA delen.
Pdf, Excel (xlsx en xls), CSV, Word (docx), PNG, JPEG, TIFF en tekstbestanden tot 25 MB per stuk, met maximaal 10 bestanden per punt. Archieven en CAD-bestanden worden niet geaccepteerd, en een hernoemd bestand wordt aan de inhoud herkend. Elk bestand wordt op malware gescand, en niemand kan het openen totdat de scan schoon is.
Negen soorten taken: een Control Plan, een PFMEA of een PPAP-indiening beoordelen; een checklist invullen; PPAP-elementen indienen; gegevens van pass-through-kenmerken leveren; op een actie reageren; een 8D beantwoorden van D3 tot en met D6; en reageren op een bevinding uit een tweedepartijaudit.
Ja. Een deling kan op elk moment worden ingetrokken, waarmee de open taken ervan worden geannuleerd, en ze eindigt vanzelf op haar vervaldatum of wanneer de contactpersoon wordt gedeactiveerd. Verlopen of ingetrokken links tonen een melding in plaats van de taak.
Een verkennend gesprek van 30 minuten. Een pilot van 2–3 weken op echte fabrieksdata. Daarna schaalt u op in uw eigen tempo.
