Un portal de proveedores es un espacio de trabajo externo y seguro para las personas ajenas a su empresa que tienen que revisar, aprobar o responder: los revisores del cliente y los proveedores de segundo nivel. Cada uno ve solo lo que usted comparte con él y realiza la tarea que usted le pide, sobre el registro vivo y no sobre una copia adjunta a un correo.
El trabajo de calidad automotriz depende de este intercambio en ambas direcciones. IATF 16949 espera que una organización controle a sus proveedores externos. El manual PPAP de AIAG, 4.ª edición, concluye con la disposición del cliente sobre el Part Submission Warrant (PSW). AIAG APQP da seguimiento a la preparación de los proveedores, y las auditorías de segunda parte como VDA 6.3 terminan con hallazgos que el proveedor tiene que responder.
El Portal de Proveedores de Zometric gestiona nueve tipos de tarea: revisar un Plan de Control, un PFMEA o una presentación de PPAP; completar una lista de verificación; enviar elementos de PPAP; aportar datos de características pass-through (PTC); responder a una acción; responder un 8D de D3 a D6; y responder a un hallazgo de auditoría. Las personas externas no son usuarios de su sistema. Un enlace abre una sesión de portal independiente que no puede acceder a ninguna página interna.
Seis problemas que los equipos de calidad de proveedores describen con sus propias palabras, y lo que cambia cuando clientes y proveedores trabajan sobre el mismo registro.
Cada tarea sigue el mismo camino: compartir un registro, pedir una sola cosa y aceptar la respuesta.
Paso 1 · Contactos
Añada cada revisor del cliente o contacto del proveedor a su parte, con nombre y dirección de correo. Un registro que pertenece a un cliente o proveedor solo puede compartirse con los contactos de esa misma parte.
Paso 2 · Compartir
Elija el Plan de Control, PFMEA, presentación de PPAP, lista de verificación, CAPA de proveedor, hallazgo de auditoría, PTC, acción o pieza, y defina qué puede hacer el contacto: ver, comentar, aprobar o descargar. Un acceso compartido puede ser de caja negra, con columnas ocultas y fecha de caducidad.
Paso 3 · Solicitud
Asigne a la tarea un título, una fecha límite y un mensaje. Algunas tareas se crean sin que usted tenga que hacerlo: enviar un PPAP saliente abre una tarea de revisión para cada contacto activo del cliente, y emitir una lista de verificación de APQP a un proveedor abre una tarea de lista de verificación.
Paso 4 · Enlace
El contacto recibe un enlace a la tarea, válido 7 días por defecto. La sesión del portal termina tras 30 minutos sin actividad o 12 horas como máximo, y el contacto puede solicitar en cualquier momento un enlace de inicio de sesión válido 15 minutos.
Paso 5 · Respuesta
Un cliente decide fila por fila o elemento por elemento. Un proveedor responde los puntos de la lista de verificación, carga evidencia o rellena los pasos del 8D. Los borradores se guardan hasta que el contacto los envía.
Paso 6 · Firma
Las decisiones sobre el Plan de Control y el PPAP requieren el nombre completo del contacto y una reautenticación: un enlace abierto en los últimos 15 minutos, o un código de seis dígitos enviado por correo y válido 10 minutos.
Paso 7 · Aceptación
Acepte cada punto o paso del 8D respondido, o devuélvalo con un comentario que indique qué falta. Una tarea de respuesta se completa cuando se aceptan todos los puntos o pasos, y cada acción queda en la línea de tiempo del portal.
Cada capacidad está vinculada a una decisión que tu equipo ya está tratando de tomar.
Sin usuario, sin contraseña, sin sesión de incorporación. Un contacto externo abre un enlace y ve solo las tareas dirigidas a él. Los enlaces caducan, pueden revocarse y nunca abren nada dentro de su sistema interno.
El revisor de su cliente aprueba o rechaza fila por fila o elemento por elemento y, en un PPAP, registra la disposición del PSW, incluida una aprobación interina. Las decisiones sobre el Plan de Control y el PPAP se firman electrónicamente con su nombre escrito y un enlace nuevo o un código de un solo uso, y se escriben directamente en la aprobación del cliente del plan o en la presentación del PPAP; la revisión de un PFMEA queda registrada en el FMEA.
Solicite elementos de PPAP, listas de verificación de APQP o evidencia puntual a un proveedor de segundo nivel. Él responde punto por punto; usted acepta o devuelve cada uno. La preparación del proveedor deja de ser un estado que se persigue por teléfono.
Envíe a un proveedor los pasos de contención, causa raíz, acción correctiva e implementación (D3 a D6) de un 8D, o un hallazgo de una auditoría de segunda parte. Los pasos del 8D entran en su CAPA solo después de que su ingeniero los acepta; la respuesta a un hallazgo pasa a la decisión del auditor de aceptarla o rechazarla.
Comparta un PFMEA o un Plan de Control sin regalar el know-how. Las columnas ocultas se eliminan antes de que la página salga del servidor, cada vista lleva una marca de agua con el nombre de quien la consulta, y la descarga y la impresión están desactivadas.
Cada enlace abierto, documento visto, respuesta enviada y decisión firmada está en una sola línea de tiempo: quién, cuándo y desde dónde. Las tareas vencidas y las respuestas que esperan de su lado se cuentan en la página de inicio del portal.
Cada tarea abierta se compara con la fecha de hoy. Una tarea que vence en dos días o menos se marca como próxima a vencer, y una que superó su fecha límite está vencida. Un proceso diario envía por correo un recordatorio con un enlace nuevo cuando a una tarea le faltan exactamente dos días para vencer, y un aviso de vencimiento cada día posterior a la fecha límite, como máximo uno al día.
| Tarea | Vencimiento | Marca | Correo de recordatorio |
|---|---|---|---|
| Revisar el Plan de Control | Vencimiento20 oct (en 8 días) | MarcaNinguna | Correo de recordatorioNinguno todavía |
| Enviar elementos de PPAP | Vencimiento14 oct (en 2 días) | MarcaPróxima a vencer | Correo de recordatorioRecordatorio enviado hoy |
| Completar la lista de verificación | Vencimiento13 oct (en 1 día) | MarcaPróxima a vencer | Correo de recordatorioNinguno hoy; enviado el 11 oct |
| Responder el 8D | Vencimiento9 oct (hace 3 días) | MarcaVencida | Correo de recordatorioAviso de vencimiento, cada día |
| Responder al hallazgo de auditoría | Vencimiento8 oct (completada) | MarcaNinguna | Correo de recordatorioNinguno |
El portal no tiene una copia propia. Cada respuesta se escribe de vuelta a través del módulo al que pertenece el registro.
Enviar un paquete saliente abre una tarea de revisión para el cliente. Las decisiones por elemento y la disposición del warrant se escriben en la presentación, y la evidencia de un proveedor de segundo nivel se añade a los elementos de un PPAP entrante.
Un CAPA con un proveedor puede solicitar una respuesta 8D. Los pasos D3 a D6 aceptados se convierten en acciones de contención, causas raíz, acciones correctivas e implementaciones completadas en el CAPA.
La revisión de un cliente fija la aprobación del cliente del Plan de Control, y las respuestas aceptadas de un proveedor actualizan sus registros de características pass-through.
Los clientes ven un resumen o una vista de solo lectura del PFMEA, en caja negra si usted lo elige, y su revisión queda registrada como comentario en el FMEA.
Una lista de verificación emitida a un proveedor se convierte en una tarea del portal, y las respuestas del proveedor se escriben en la lista viva, que se envía cuando está completa.
La respuesta del proveedor a un hallazgo de una auditoría de segunda parte va directamente al hallazgo, donde el auditor la acepta o la rechaza.
Registran contactos, comparten Planes de Control, PFMEA, presentaciones de PPAP y listas de verificación, crean tareas, emiten enlaces y aceptan o devuelven respuestas.
Solicitan la respuesta 8D de un proveedor en un CAPA y aceptan o devuelven cada paso antes de que entre en el caso.
Solicitan la respuesta de un proveedor a un hallazgo de auditoría de segunda parte y luego la aceptan o rechazan en el hallazgo.
Ven la página de inicio del portal, el registro de tareas y la línea de tiempo de la actividad externa.
Revisan los Planes de Control, PFMEA y presentaciones de PPAP compartidos, comentan y firman su decisión.
Responden listas de verificación, solicitudes de evidencia de PPAP, datos de PTC, acciones, pasos 8D y hallazgos de auditoría, con carga de archivos.
| Portal de Proveedores de Zometric frente al correo y las carpetas compartidas | Correo y carpetas compartidas | Portal de Proveedores de Zometric |
|---|---|---|
| Acceso | Adjuntos reenviados y cuentas de carpetas que gestionar | Un enlace personal a una tarea; sin cuenta, sin acceso a ninguna página interna |
| Qué se comparte | El archivo completo, que puede reenviarse | Un acceso compartido acotado; columnas ocultas eliminadas en el servidor en las vistas de caja negra |
| Aprobación del cliente | Un PDF firmado o un correo de respuesta | Decisiones por elemento y una disposición del warrant con firma electrónica, escritas en la presentación |
| 8D de proveedor | Un PDF que se vuelve a teclear en el CAPA | Pasos D3 a D6 estructurados, aceptados uno a uno en el CAPA |
| Archivos de evidencia | Adjuntos en el buzón, sin revisar | Cargas por punto, con tipo comprobado y análisis de malware antes de que nadie los abra |
| Seguimiento | Persecución por teléfono y calendario | Marcas de próximo vencimiento y de vencida, correos de recordatorio y un recuento «a la espera de nosotros» |
| Retirar el acceso | Un correo enviado no puede recuperarse | Revoque un acceso compartido o deje que caduque; sus tareas abiertas se cancelan |
| Pista de auditoría | Repartida entre buzones | Una línea de tiempo de cada vista, respuesta y decisión, con hora y dirección IP |
Las invitaciones a tareas y los recordatorios llevan un enlace personal nuevo, y se avisa al solicitante cuando un contacto registra una decisión. El correo sale a través de su configuración SMTP.
Archivos PDF, Excel, CSV, Word, de imagen y de texto de hasta 25 MB, almacenados con una suma de verificación SHA-256 y analizados antes de que puedan abrirse.
Los contactos externos, los accesos compartidos, las tareas de revisión y las respuestas 8D de proveedores están disponibles a través de la API REST, incluida la revocación de accesos y la aceptación o devolución de pasos 8D.
Respuestas directas a las preguntas que los equipos hacen antes de una demo.
No. Cada contacto externo recibe un enlace personal a su tarea, válido 7 días por defecto. El enlace abre una sesión de portal independiente que muestra solo las tareas dirigidas a ese contacto y no puede acceder a ninguna página interna. Un contacto también puede solicitar, desde la página de inicio de sesión del portal, un enlace de un solo uso válido 15 minutos.
Sí. El revisor del cliente aprueba o rechaza cada elemento, puede aprobar todos los elementos restantes en un solo paso y registra la disposición del warrant: aprobado, rechazado, aprobación interina u otra. Una aprobación interina requiere los incumplimientos, el plan de acción, la contención, la fecha límite de la nueva presentación y una fecha de vencimiento o una cantidad autorizada. La decisión se firma electrónicamente y se escribe en la presentación del PPAP.
El contacto escribe su nombre completo, que debe coincidir con el registro del contacto, y se reautentica: o bien la sesión del portal se abrió desde un enlace en los últimos 15 minutos, o bien introduce un código de seis dígitos enviado por correo y válido 10 minutos. La firma registra el nombre, la dirección de correo, la parte, el significado, la declaración, la hora, la dirección IP y un hash SHA-256 de lo firmado.
No. El proveedor rellena la contención de D3, las causas raíz de D4, las acciones correctivas de D5 y la implementación de D6, pero nada cambia en el CAPA hasta que su ingeniero acepta un paso. Los pasos aceptados se escriben en el CAPA, marcados como procedentes del proveedor. Un paso devuelto vuelve al proveedor con un comentario que indica qué falta.
Sí. Un acceso compartido de caja negra elimina las columnas que usted oculta antes de que la página salga del servidor. Por defecto son el elemento de trabajo, los controles de prevención, la ocurrencia, los controles de detección y la detección. Cada página lleva una marca de agua con la dirección de correo de quien la consulta y la hora, la impresión y las descargas están desactivadas, y cada vista queda registrada. También puede compartir solo un resumen del FMEA.
Archivos PDF, Excel (xlsx y xls), CSV, Word (docx), PNG, JPEG, TIFF y de texto de hasta 25 MB cada uno, con un máximo de 10 archivos por punto. No se aceptan archivos comprimidos ni archivos CAD, y un archivo renombrado se detecta por su contenido. Cada archivo se analiza en busca de malware, y nadie puede abrirlo hasta que el análisis sale limpio.
Nueve tipos de tarea: revisar un Plan de Control, un PFMEA o una presentación de PPAP; completar una lista de verificación; enviar elementos de PPAP; aportar datos de características pass-through; responder a una acción; responder un 8D de D3 a D6; y responder a un hallazgo de una auditoría de segunda parte.
Sí. Un acceso compartido puede revocarse en cualquier momento, lo que cancela sus tareas abiertas, y termina por sí solo en su fecha de caducidad o cuando el contacto se desactiva. Los enlaces caducados o revocados muestran un mensaje en lugar de la tarea.
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