ऑडिट प्रबंधन आंतरिक और आपूर्तिकर्ता ऑडिट की योजना बनाना, उन्हें चलाना और उनका फ़ॉलो-अप करना है, ताकि वे कैलेंडर भरने के बजाय जोखिम खोजें। IATF 16949 का खंड 9.2.2 एक जोखिम-आधारित आंतरिक ऑडिट प्रोग्राम की माँग करता है जो तीन वर्ष के चक्र में गुणवत्ता प्रबंधन प्रणाली और हर शिफ़्ट पर हर विनिर्माण प्रक्रिया को, शिफ़्ट हैंडओवर सहित, कवर करे, और परिभाषित चरणों पर उत्पादों का ऑडिट करे। ISO 19011 प्रोग्राम के प्रबंधन और हर ऑडिट के संचालन के लिए मार्गदर्शन देता है।
Zometric एक ऑडिट यूनिवर्स से शुरू करता है: QMS प्रक्रियाएँ, विनिर्माण प्रक्रियाएँ, उत्पाद, आपूर्तिकर्ता, सॉफ़्टवेयर विकास और रिमोट सपोर्ट फ़ंक्शन। हर आइटम को उसकी खुली फ़ाइंडिंग, पिछले ऑडिट परिणाम, ग्राहक शिकायतों, PFMEA में High Action Priority श्रृंखलाओं और हाल के बदलावों से एक जोखिम स्कोर मिलता है। स्कोर एक अंतराल प्रस्तावित करता है, कोई व्यक्ति लिखित कारण के साथ उसकी पुष्टि करता है, और ऑडिट क्लाइंट वर्ष के प्रोग्राम का अनुमोदन करता है।
इसके बाद हर ऑडिट तैयारी से क्लोज़र तक एक ही जीवनचक्र का पालन करता है। VDA 6.3 प्रक्रिया ऑडिट और P1 पोटेंशियल एनालिसिस की स्कोरिंग उत्पाद स्वयं करता है, और Layered Process Audit लेयर और क्षेत्रों के अपने शेड्यूल पर चलते हैं, AIAG CQI-8 में वर्णित पद्धति के अनुसार।
छह समस्याएँ, जैसा ऑडिट प्रोग्राम प्रबंधक उन्हें अपने शब्दों में बताते हैं — और प्रोग्राम, ऑडिट और लेयर्ड ऑडिट के एक ही रिकॉर्ड साझा करने से क्या बदलता है।
हर चरण की अपनी जाँचें हैं: 48 ऑडिट नियम कमियों को चिह्नित करते हैं, और खुली त्रुटियाँ उस चरण को रोकती हैं जिसकी वे रक्षा करती हैं।
यूनिवर्स · जोखिम
ऑडिट होने वाली प्रक्रियाओं, उत्पादों, आपूर्तिकर्ताओं और फ़ंक्शन की सूची बनाएँ, हर विनिर्माण प्रक्रिया की शिफ़्ट के साथ। जोखिम स्कोर 3, 6, 12 या 36 महीने का अंतराल प्रस्तावित करता है; कोई व्यक्ति कम से कम 20 वर्णों के कारण के साथ उसकी पुष्टि करता है।
प्रोग्राम · अनुमोदन
योजना प्रस्तावित करें, और Zometric चक्र में देय या अनुपस्थित हर आइटम के लिए एक ऑडिट जोड़ता है, अनुपस्थित शिफ़्ट और हैंडओवर के साथ। ऑडिट क्लाइंट इसका अनुमोदन करता है, और अनुमोदित प्रोग्राम एक क्रमांकित रिविज़न के रूप में रखा जाता है।
तैयारी
उद्देश्य, दायरा, विधि और कैटलॉग तय करें, और VDA 6.3 एलिमेंट चुनें। लीड ऑडिटर की पात्रता जाँची जाती है, और विनिर्माण प्रक्रिया ऑडिट लागू रिलीज़ किए गए PFMEA और कंट्रोल प्लान रिविज़न दर्ज करता है।
फ़ील्डवर्क
ओपनिंग मीटिंग ऑडिट शुरू करती है। हर फ़ाइंडिंग के लिए एक मानदंड, साक्ष्य और, अननुरूपता के लिए, ग्रेडिंग का तर्क चाहिए; तीन प्रश्न मेजर या माइनर प्रस्तावित करते हैं। तत्काल जोखिम होने पर ऑडिटी प्रतिनिधि और ऑडिट क्लाइंट को तुरंत सूचना मिलती है।
रिपोर्ट
क्लोज़िंग मीटिंग रिपोर्ट की नियत तिथि तय करती है, डिफ़ॉल्ट रूप से 14 दिन बाद। रिपोर्ट जारी करने पर VDA 6.3 परिणाम संग्रहीत होते हैं, अननुरूपताएँ उनकी नियत तिथियों के साथ खुलती हैं, ऑब्ज़र्वेशन और गुड प्रैक्टिस बंद होती हैं, और रिपोर्ट एक क्रमांकित रिविज़न के रूप में फ़्रीज़ होती है।
उत्तर · CAPA
उत्तर स्वामी कंटेनमेंट, मूल कारण, कार्य योजना और जाँची गई समान प्रक्रियाओं के साथ उत्तर देता है, और माइनर के लिए एक करेक्शन भी। अननुरूपता इसके बजाय अपना CAPA खोल सकती है, और फिर फ़ाइंडिंग CAPA की प्रगति का अनुसरण करती है।
सत्यापन
उत्तर स्वामी के अलावा कोई और पूर्णता सत्यापित करता है, जिससे प्रभावशीलता जाँच डिफ़ॉल्ट रूप से 90 दिन बाद शेड्यूल होती है। यदि कार्रवाई प्रभावी नहीं थी, तो फ़ाइंडिंग फिर काम में लौटती है, और सुधारात्मक-कार्रवाई प्रक्रिया के विरुद्ध एक माइनर अननुरूपता ड्राफ़्ट होती है या प्रोग्राम प्रबंधक के सामने रखी जाती है।
लेयर्ड ऑडिट
सुपरवाइज़र, क्षेत्र प्रबंधक और प्लांट प्रबंधन को एक रोलिंग शेड्यूल में अपने स्लॉट मिलते हैं। वे फ़ोन पर एक छोटी चेक शीट का उत्तर देते हैं, और हर “नहीं” का फ़ॉलो-अप होता है, सूचना दी जाती है और, दोहराए जाने पर, CAPA तक एस्केलेट किया जाता है।
हर क्षमता उस निर्णय से जुड़ी है जो आपकी टीम पहले से लेने का प्रयास कर रही है।
वह सब सूचीबद्ध करें जिसका ऑडिट हो सकता है — प्रक्रियाएँ, क्षेत्र, आपूर्तिकर्ता, शिफ़्ट — और आवृत्ति जोखिम को तय करने दें: खुली फ़ाइंडिंग, पिछले ऑडिट का परिणाम, शिकायतें। प्रोग्राम एक नज़र में कवरेज दिखाता है, उन शिफ़्ट सहित जिनका अब तक किसी ने ऑडिट नहीं किया।
योजना से लेकर फ़ील्डवर्क, रिपोर्ट और फ़ॉलो-अप होते हुए क्लोज़र तक एक ही जीवनचक्र। दायरा, ऑडिट टीम, चेकलिस्ट, साक्ष्य और रिपोर्ट एक ही रिकॉर्ड पर, और रिपोर्ट एक फ़्रीज़ किए गए, क्रमांकित संस्करण के रूप में जारी होती है।
प्रश्नों के उत्तर दें और परिणाम आपके लिए गणना हो जाता है — एलिमेंट स्कोर, समग्र अनुपालन, डाउनग्रेडिंग नियम और अंतिम A / B / C वर्गीकरण, पोटेंशियल एनालिसिस सहित। अपनी लाइसेंस प्राप्त प्रश्नावली एक बार लोड करें और हर ऑडिट में उपयोग करें।
ग्रेडिंग असिस्टेंट गंभीरता का सुझाव देता है, रिपोर्ट जारी होते ही नियत तिथियाँ तय होती हैं, और फ़ाइंडिंग सीधे अपना CAPA खोल सकती है। कार्यान्वयन और प्रभावशीलता अलग-अलग निर्णयों के रूप में सत्यापित होते हैं — और फ़ाइंडिंग तभी बंद होती है जब उसका CAPA बंद हो।
ऑडिटर की योग्यताएँ और मूल्यांकन रिकॉर्ड पर, और लोगों को असाइन करते समय ही टीम की पात्रता की जाँच — ताकि जिस ऑडिट पर बाद में ग्राहक सवाल उठाए, वह प्रमाण सहित किसी योग्य, स्वतंत्र ऑडिटर द्वारा किया गया हो।
लेयर, क्षेत्र, शेड्यूल और एक प्रश्न बैंक जो कंट्रोल प्लान से तैयार किया जा सकता है। ऑडिटर फ़ोन पर उत्तर देते हैं — सिग्नल जाने पर ऑफ़लाइन भी — और हर "नहीं" यह दर्ज करता है कि क्या देखा गया और क्या कार्रवाई की गई, ज़रूरत हो तो फ़ोटो के साथ। बार-बार आने वाला "नहीं" CAPA तक एस्केलेट होता है।
आपूर्तिकर्ताओं के सेकंड-पार्टी ऑडिट, जिनमें वे अपनी फ़ाइंडिंग का उत्तर आपूर्तिकर्ता पोर्टल के माध्यम से देते हैं। पूर्णता दरें, LPA के "नहीं" उत्तरों का Pareto और प्रोग्राम की प्रभावशीलता प्रबंधन समीक्षा के लिए तैयार रहती हैं — स्लाइड बनाने में एक सप्ताह लगाए बिना।
हर प्रश्न को 0, 4, 6, 8 या 10 स्कोर मिलता है। किसी एलिमेंट का परिणाम संभव अंकों में उसके अंकों का हिस्सा है, समग्र परिणाम हर ऑडिट किए गए प्रश्न को जोड़ता है, और वर्ग इस प्रकार है: 90 % से A, 80 % से B, अन्यथा C। फिर डाउनग्रेडिंग नियम वर्ग को सीमित करते हैं, इसलिए केवल उच्च स्कोर A की गारंटी नहीं देता।
| एलिमेंट | प्रश्न | अंक | संभव | परिणाम % | जाँच |
|---|---|---|---|---|---|
| P5 आपूर्तिकर्ता प्रबंधन | प्रश्न7 | अंक66 | संभव70 | परिणाम %94 | जाँचकोई नियम लागू नहीं |
| P6 उत्पादन प्रक्रिया विश्लेषण | प्रश्न26 | अंक228 | संभव260 | परिणाम %88 | जाँचस्टार प्रश्न P6.2.3 को 4 स्कोर |
| P7 ग्राहक देखभाल, संतुष्टि और सेवा | प्रश्न5 | अंक48 | संभव50 | परिणाम %96 | जाँचकोई नियम लागू नहीं |
| EG(P5P6P7) समग्र | प्रश्न38 | अंक342 | संभव380 | परिणाम %90 | जाँचस्कोर से A, B पर सीमित |
ऑडिट इंजीनियरिंग दस्तावेज़ों से जोखिम पढ़ते हैं और अपनी समस्याएँ CAPA को सौंपते हैं, इसलिए मॉड्यूलों के बीच कुछ भी दोबारा टाइप नहीं होता।
अननुरूपता फ़ाइंडिंग की तिथियों पर देय एक CAPA खोलती है। CAPA की प्रगति फ़ाइंडिंग को आगे बढ़ाती है, और उसकी प्रभावशीलता CAPA बंद होने के बाद ही पुष्ट होती है। बार-बार आया LPA “नहीं” भी CAPA खोलता है, और CAPA का रोकथाम चरण एक ड्राफ़्ट LPA प्रश्न बना सकता है।
LPA प्रश्न रिलीज़ किए गए कंट्रोल प्लान की पंक्तियों से, उसके रिएक्शन प्लान के साथ, ड्राफ़्ट के रूप में तैयार होते हैं। प्रक्रिया ऑडिट लागू कंट्रोल प्लान रिविज़न दर्ज करते हैं, और कंट्रोल प्लान का स्टेशन व्यू उस स्टेशन के LPA प्रश्न सूचीबद्ध करता है।
किसी प्रक्रिया चरण पर High Action Priority श्रृंखलाएँ उसका ऑडिट जोखिम बढ़ाती हैं, और प्रक्रिया ऑडिट रिलीज़ किया गया PFMEA रिविज़न दर्ज करते हैं। LPA प्रश्न अपने स्रोत के रूप में किसी PFMEA कारण या नियंत्रण का नाम दे सकते हैं।
पिछले 12 महीनों की शिकायतें किसी आइटम का जोखिम स्कोर बढ़ाती हैं और आवृत्ति समीक्षाएँ खोलती हैं। LPA प्रोग्राम अपने क्षेत्रों की उन हाल की शिकायतों को सूचीबद्ध करता है जिन्हें अभी कोई LPA प्रश्न कवर नहीं करता।
यूनिवर्स आइटम, LPA क्षेत्र और VDA 6.3 प्रक्रिया चरण प्रोसेस फ़्लो ऑपरेशनों से जुड़े होते हैं, इसलिए फ़ाइंडिंग और CAPA सही प्रोजेक्ट और चरण के साथ चलते हैं।
आपूर्तिकर्ता एक सुरक्षित लिंक से सेकंड-पार्टी ऑडिट फ़ाइंडिंग का उत्तर देते हैं। उत्तर एक सबमिट किए गए उत्तर के रूप में आता है, और ऑडिटर उसे स्वीकार या अस्वीकार करता है।
यूनिवर्स, प्रोग्राम और ऑडिटर रिकॉर्ड बनाए रखता है, रिपोर्ट जारी करता है और फ़ाइंडिंग प्रबंधित करता है। गुणवत्ता प्रबंधकों के पास भी यही अधिकार हैं।
ऑडिट प्रोग्राम का अनुमोदन करता है या टिप्पणी के साथ उसे लौटाता है। केवल प्रोग्राम पर नामित ऑडिट क्लाइंट ही उसका अनुमोदन कर सकता है।
ऑडिट की तैयारी और संचालन करते हैं, उत्तर, साक्ष्य और फ़ाइंडिंग दर्ज करते हैं, और उत्तरों का सत्यापन करते हैं — कभी भी उस फ़ाइंडिंग का नहीं जिसके वे स्वयं स्वामी हैं।
अपना ऑडिट देखते हैं, फ़ाइंडिंग को स्वीकार करते हैं या उन पर आपत्ति करते हैं, और जिन फ़ाइंडिंग के वे स्वामी हैं उनका उत्तर सबमिट करते हैं।
लेयर्ड ऑडिट प्रोग्राम और उसकी फ़ॉलो-अप कार्रवाइयाँ चलाते हैं। क्षेत्र स्वामी अपना क्षेत्र प्रबंधित करते हैं, और विलंबित फ़ॉलो-अप प्रोसेस स्वामी तक एस्केलेट होते हैं।
अपने लिए शेड्यूल किए गए LPA करते हैं, उन स्लॉट सहित जो वे विकल्प के रूप में लेते हैं। प्रोग्राम अनुमति दे तो सप्लीमेंटल, विज़िटर और अभ्यास LPA दूसरों के लिए भी खुले हैं।
| Zometric ऑडिट प्रबंधन बनाम काग़ज़ी चेकलिस्ट और स्प्रेडशीट | काग़ज़ी चेकलिस्ट और स्प्रेडशीट | Zometric ऑडिट प्रबंधन |
|---|---|---|
| ऑडिट आवृत्ति | आदत से तय, शायद ही कभी दोबारा देखी जाती है | जोखिम स्कोर से प्रस्तावित, कारण के साथ पुष्ट, शिकायतों और बदलावों से फिर खुलती है |
| शिफ़्ट कवरेज | प्रति शिफ़्ट ट्रैक नहीं | तीन वर्ष के चक्र में हर शिफ़्ट और हैंडओवर कवर, नियोजित या अनुपस्थित के रूप में |
| VDA 6.3 वर्ग | वर्कबुक में फ़ॉर्मूले, डाउनग्रेडिंग हाथ से | डाउनग्रेडिंग नियमों, दो-तिहाई नियम और P1 वर्गीकरण के साथ गणना |
| ऑडिटर पात्रता | एक अलग योग्यता मैट्रिक्स | व्यक्ति को असाइन करते समय जाँची जाती है: योग्यता, अनुभव, VDA 6.3 परीक्षा, स्वतंत्रता |
| फ़ाइंडिंग समय-सीमाएँ | रिपोर्ट में टाइप की जाती हैं | रिपोर्ट जारी होने पर क्लोज़िंग मीटिंग से तय, विलंब फ़्लैग के साथ |
| क्लोज़र | उत्तर आते ही बंद | पूर्णता और प्रभावशीलता अलग-अलग सत्यापित; CAPA वाली फ़ाइंडिंग CAPA की प्रतीक्षा करती है |
| लेयर्ड ऑडिट | सप्ताह के अंत में टाइप की जाने वाली काग़ज़ी शीट | फ़ोन पर उत्तर, ज़रूरत हो तो ऑफ़लाइन; दोहराया गया “नहीं” CAPA तक एस्केलेट होता है |
| जाँचें | कोई नहीं | 48 ऑडिट नियम और 20 LPA नियम; त्रुटियाँ उस चरण को रोकती हैं जिसकी वे रक्षा करती हैं |
प्रोग्राम को Excel में निर्यात करें: प्रति यूनिवर्स आइटम माह-दर-माह योजना, शिफ़्ट अंतरालों के साथ चक्र कवरेज, प्रोग्राम प्रभावशीलता, और जोखिम तथा अवसर।
प्रिंट लेआउट के साथ जारी रिपोर्ट, और रिपोर्ट व फ़ाइंडिंग की तथा VDA 6.3 परिणाम मैट्रिक्स की Excel वर्कबुक, जिनमें P6 प्रश्न-दर-चरण मैट्रिक्स और P1 सारांश शामिल हैं।
अपने लाइसेंस प्राप्त प्रश्न पाठ और न्यूनतम आवश्यकताएँ Excel से पहले से तैयार VDA 6.3 संरचना में पेस्ट करें। मेल न खाने वाले कोड रिपोर्ट होते हैं, कभी बनाए नहीं जाते।
LPA परिणाम Excel में निर्यात करें — लेयर के अनुसार पूर्णता, क्षेत्र के अनुसार अनुरूपता, “नहीं” उत्तरों का Pareto और हर “नहीं” उसकी कार्रवाई के साथ — और किसी क्षेत्र की साप्ताहिक चेक शीट।
ऑडिट, उनके स्थिति परिवर्तन, उत्तर, फ़ाइंडिंग और परिणाम, और लेयर्ड ऑडिट — शुरू करना, उत्तर देना, पूर्ण करना और KPI — REST API के माध्यम से उपलब्ध हैं।
डेमो से पहले टीमें जो प्रश्न पूछती हैं, उनके सीधे उत्तर।
यह आंतरिक ऑडिट प्रोग्राम को जोखिम-आधारित और पूर्ण रखता है। Zometric ऑडिट होने वाली हर प्रक्रिया, उत्पाद, आपूर्तिकर्ता और फ़ंक्शन की सूची बनाता है, जोखिम स्कोर से हर अंतराल प्रस्तावित करता है, दिखाता है कि तीन वर्ष के चक्र में कौन-सी शिफ़्ट और शिफ़्ट हैंडओवर कवर हैं, और हर अननुरूपता का रिपोर्ट से सत्यापित प्रभावशीलता तक पीछा करता है, ताकि प्रोग्राम को सर्टिफ़िकेशन ऑडिटर को एक ही रिकॉर्ड के रूप में दिखाया जा सके।
हर यूनिवर्स आइटम को खुली फ़ाइंडिंग, पिछले ऑडिट परिणाम, ग्राहक शिकायतों, High Action Priority PFMEA श्रृंखलाओं, हाल के बदलावों और किसी अप्रभावी CAPA से एक जोखिम स्कोर मिलता है। डिफ़ॉल्ट रूप से 0–2 अंक निम्न जोखिम (36 महीने), 3–6 मध्यम (12), 7–11 उच्च (6) और 12 या अधिक बहुत उच्च (3 महीने) है। जो निम्न-जोखिम आइटम पूरी तरह अनुपालन में नहीं है उसे मध्यम अंतराल मिलता है, और कोई व्यक्ति लिखित कारण के साथ हर अंतराल की पुष्टि करता है।
हर प्रश्न को 0, 4, 6, 8 या 10 अंक मिलते हैं। Zometric एलिमेंट, P6 सब-एलिमेंट, प्रक्रिया-चरण और समग्र प्रतिशत गणना करता है, 90 % से A, 80 % से B और उससे नीचे C वर्गीकृत करता है, फिर डाउनग्रेडिंग नियम लागू करता है: 70 % से नीचे का कोई एलिमेंट या चरण, या 0 स्कोर वाला स्टार प्रश्न वर्ग को C पर सीमित करता है; 70 % और 80 % के बीच का एलिमेंट, 80 % से नीचे का सब-एलिमेंट, 4 स्कोर वाला स्टार प्रश्न या 0 स्कोर वाला कोई भी प्रश्न इसे B पर सीमित करता है।
नहीं। Zometric VDA 6.3 (2023) संरचना देता है — एलिमेंट P2 से P7, 59 प्रश्न, 18 स्टार प्रश्न और P1 पोटेंशियल-एनालिसिस सेट — केवल छोटे लेबल के साथ। आप अपने लाइसेंस प्राप्त प्रश्न पाठ और न्यूनतम आवश्यकताएँ Excel से पेस्ट करके एक बार लोड करते हैं, और फिर हर ऑडिट उनका उपयोग करता है।
नियत तिथियाँ क्लोज़िंग मीटिंग से गिनी जाती हैं और रिपोर्ट जारी होने पर तय होती हैं। डिफ़ॉल्ट रूप से, मेजर अननुरूपता के लिए पहला उत्तर 15 दिनों में, पूर्ण उत्तर 60 दिनों में और सत्यापन 90 दिनों में चाहिए; माइनर अननुरूपता के लिए उत्तर 60 दिनों में चाहिए। ग्राहक के अपने प्रतिक्रिया समय या ऑडिट प्रकार इन डिफ़ॉल्ट की जगह ले सकते हैं।
अननुरूपता केवल उसके उत्तर स्वामी के अलावा किसी और के दो अलग निर्णयों के बाद बंद होती है: पूर्णता सत्यापित, फिर प्रभावशीलता सत्यापित, डिफ़ॉल्ट रूप से 90 दिन बाद। यदि फ़ाइंडिंग ने CAPA खोला, तो प्रभावशीलता CAPA बंद होने के बाद ही पुष्ट हो सकती है। ऑब्ज़र्वेशन और गुड प्रैक्टिस रिपोर्ट जारी होने पर बंद होती हैं।
सुपरवाइज़र, क्षेत्र प्रबंधक और प्लांट प्रबंधन जैसी लेयर क्षेत्रों और शिफ़्ट में शेड्यूल की जाती हैं। ऑडिटर फ़ोन पर हाँ, नहीं या N/A उत्तर देते हैं, और कनेक्शन टूटने पर उत्तर डिवाइस पर रखे जाते हैं। “नहीं” के लिए एक टिप्पणी और की गई कार्रवाई चाहिए; उसी क्षेत्र में उसी प्रश्न पर 30 दिनों के भीतर दोहराया गया “नहीं” डिफ़ॉल्ट रूप से CAPA तक एस्केलेट होता है।
हाँ। सेकंड-पार्टी ऑडिट के लिए, आपूर्तिकर्ता आपूर्तिकर्ता पोर्टल के माध्यम से हर अननुरूपता का उत्तर कंटेनमेंट, मूल कारण, सुधारात्मक कार्य योजना और जाँची गई समान प्रक्रियाओं के साथ देता है। उत्तर एक सबमिट किए गए उत्तर के रूप में आता है, और फ़ाइंडिंग आगे बढ़ने से पहले ऑडिटर कारण के साथ उसे स्वीकार या अस्वीकार करता है।
30 मिनट की डिस्कवरी कॉल। वास्तविक फ़ैक्टरी डेटा पर 2–3 सप्ताह का पायलट। फिर अपनी गति से विस्तार करें।
