Um portal do fornecedor é um espaço de trabalho externo e seguro para as pessoas de fora da sua empresa que precisam revisar, aprovar ou responder: revisores do cliente e fornecedores subnível. Cada um vê apenas o que você compartilha com ele e faz a tarefa que você pede, no registro vivo e não em uma cópia anexada a um e-mail.
O trabalho de qualidade automotiva depende dessa troca nos dois sentidos. A IATF 16949 espera que uma organização controle os seus provedores externos. O manual PPAP da AIAG, 4ª edição, termina com a disposição do cliente sobre o Part Submission Warrant (PSW). O APQP da AIAG acompanha a prontidão dos fornecedores, e as auditorias de segunda parte, como a VDA 6.3, terminam com constatações que o fornecedor precisa responder.
O Portal do Fornecedor da Zometric trata nove tipos de tarefa: revisar um Plano de Controle, um PFMEA ou uma submissão de PPAP; preencher um checklist; submeter elementos de PPAP; fornecer dados de características pass-through (PTC); responder a uma ação; responder a um 8D de D3 a D6; e responder a uma constatação de auditoria. As pessoas externas não são usuárias do seu sistema. Um link abre uma sessão separada do portal, que não alcança nenhuma página interna.
Seis problemas que as equipes de qualidade de fornecedores descrevem com as próprias palavras, e o que muda quando clientes e fornecedores trabalham no mesmo registro.
Toda tarefa segue o mesmo caminho: compartilhar um registro, pedir uma coisa, aceitar a resposta.
Passo 1 · Contatos
Adicione cada revisor do cliente ou contato de fornecedor à sua parte, com nome e endereço de e-mail. Um registro que pertence a um cliente ou fornecedor só pode ser compartilhado com os contatos dessa mesma parte.
Passo 2 · Compartilhar
Escolha o Plano de Controle, PFMEA, submissão de PPAP, checklist, CAPA de fornecedor, constatação de auditoria, PTC, ação ou peça, e defina o que o contato pode fazer: visualizar, comentar, aprovar ou baixar. Um compartilhamento pode ser caixa-preta, com colunas ocultas e data de validade.
Passo 3 · Solicitar
Dê à tarefa um título, um prazo e uma mensagem. Algumas tarefas são criadas para você: submeter um PPAP de saída abre uma tarefa de revisão para cada contato ativo do cliente, e emitir um checklist de APQP a um fornecedor abre uma tarefa de checklist.
Passo 4 · Link
O contato recebe um link para a tarefa, válido por 7 dias por padrão. A sessão do portal termina após 30 minutos sem atividade ou, no máximo, 12 horas, e o contato pode solicitar a qualquer momento um link de acesso de 15 minutos.
Passo 5 · Responder
Um cliente decide linha por linha ou elemento por elemento. Um fornecedor responde a itens de checklist, envia evidências ou preenche as etapas do 8D. Os rascunhos ficam salvos até o contato submeter.
Passo 6 · Assinar
As decisões sobre Plano de Controle e PPAP exigem o nome completo do contato e uma reautenticação: um link aberto nos últimos 15 minutos, ou um código de seis dígitos enviado por e-mail, válido por 10 minutos.
Passo 7 · Aceitar
Aceite cada item respondido ou etapa do 8D, ou devolva-o com um comentário dizendo o que falta. Uma tarefa de resposta é concluída quando todos os itens ou etapas são aceitos, e cada ação fica na linha do tempo do portal.
Cada capacidade está vinculada a uma decisão que a sua equipe já está tentando tomar.
Sem usuário, sem senha, sem sessão de onboarding. Um contato externo abre um link e vê apenas as tarefas endereçadas a ele. Os links expiram, podem ser revogados e nunca abrem nada dentro do seu sistema interno.
O revisor do seu cliente aprova ou rejeita linha por linha ou elemento por elemento e, em um PPAP, registra a disposição do PSW, incluindo uma aprovação interina. As decisões sobre Plano de Controle e PPAP são assinadas eletronicamente com o nome digitado e um novo link ou código de uso único, e gravadas diretamente na aprovação do cliente do plano ou na submissão do PPAP; a revisão de um PFMEA fica registrada no FMEA.
Solicite elementos de PPAP, checklists do APQP ou evidências avulsas a um fornecedor subnível. Ele responde item por item; você aceita ou devolve cada um. A prontidão do fornecedor deixa de ser um status que você cobra por telefone.
Envie a um fornecedor as etapas de contenção, causa raiz, ação corretiva e implementação (D3 a D6) de um 8D, ou uma constatação de uma auditoria de segunda parte. As etapas do 8D só entram no seu CAPA depois que o seu engenheiro as aceita; a resposta a uma constatação segue para a decisão do auditor de aceitá-la ou rejeitá-la.
Compartilhe um PFMEA ou um Plano de Controle sem entregar o know-how. As colunas ocultas são removidas antes de a página sair do servidor, cada visualização leva uma marca d'água com o nome de quem vê, e download e impressão ficam desativados.
Cada link aberto, documento visualizado, resposta enviada e decisão assinada está em uma única linha do tempo — quem, quando e de onde. Tarefas atrasadas e respostas aguardando do seu lado são contadas na página inicial do portal.
Cada tarefa em aberto é comparada com a data de hoje. Uma tarefa que vence em dois dias ou menos é sinalizada como vencendo em breve, e uma que passou do prazo está atrasada. Uma rotina diária envia por e-mail um lembrete com um link novo quando faltam exatamente dois dias para o vencimento, e um aviso de atraso todos os dias após o vencimento, no máximo uma vez por dia.
| Tarefa | Vencimento | Sinal | E-mail de lembrete |
|---|---|---|---|
| Revisar Plano de Controle | Vencimento20 out (em 8 dias) | SinalNenhum | E-mail de lembreteNenhum ainda |
| Submeter elementos de PPAP | Vencimento14 out (em 2 dias) | SinalVence em breve | E-mail de lembreteLembrete enviado hoje |
| Preencher checklist | Vencimento13 out (em 1 dia) | SinalVence em breve | E-mail de lembreteNenhum hoje; enviado em 11 out |
| Responder 8D | Vencimento9 out (há 3 dias) | SinalAtrasada | E-mail de lembreteAviso de atraso, todos os dias |
| Responder a constatação de auditoria | Vencimento8 out (concluída) | SinalNenhum | E-mail de lembreteNenhum |
O portal não tem cópia própria. Cada resposta é gravada de volta pelo módulo dono do registro.
Submeter um pacote de saída abre uma tarefa de revisão para o cliente. As decisões sobre os elementos e a disposição do PSW são gravadas na submissão, e a evidência de um fornecedor subnível é acrescentada aos elementos de um PPAP de entrada.
Um CAPA com um fornecedor pode solicitar uma resposta de 8D. As etapas D3 a D6 aceitas viram ações de contenção, causas raiz, ações corretivas e implementações concluídas no CAPA.
A revisão de um cliente define a aprovação do cliente do Plano de Controle, e as respostas aceitas de um fornecedor atualizam os seus registros de características pass-through.
Os clientes veem um resumo ou uma visão somente leitura do PFMEA, caixa-preta se você quiser, e a revisão deles fica registrada como comentário no FMEA.
Um checklist emitido a um fornecedor vira uma tarefa do portal, e as respostas do fornecedor são gravadas no checklist vivo, que é submetido quando está completo.
A resposta do fornecedor a uma constatação de auditoria de segunda parte vai direto para a constatação, onde o auditor a aceita ou rejeita.
Cadastram contatos, compartilham Planos de Controle, PFMEAs, submissões de PPAP e checklists, criam tarefas, emitem links e aceitam ou devolvem respostas.
Solicitam a resposta de 8D de um fornecedor em um CAPA e aceitam ou devolvem cada etapa antes que ela entre no caso.
Solicitam a resposta de um fornecedor a uma constatação de auditoria de segunda parte e depois a aceitam ou rejeitam na constatação.
Veem a página inicial do portal, o registro de tarefas e a linha do tempo de atividades externas.
Revisam os Planos de Controle, PFMEAs e submissões de PPAP compartilhados, comentam e assinam a sua decisão.
Respondem a checklists, pedidos de evidência de PPAP, dados de PTC, ações, etapas de 8D e constatações de auditoria, com envio de arquivos.
| Portal do Fornecedor da Zometric vs. e-mail e pastas compartilhadas | E-mail e pastas compartilhadas | Portal do Fornecedor da Zometric |
|---|---|---|
| Acesso | Anexos encaminhados, contas de pasta para gerenciar | Um link pessoal para uma tarefa; sem conta, nenhuma página interna alcançável |
| O que é compartilhado | O arquivo inteiro, que pode ser encaminhado | Um compartilhamento delimitado; colunas ocultas removidas no servidor nas visões caixa-preta |
| Aprovação do cliente | Um PDF assinado ou um e-mail de resposta | Decisões por elemento e disposição do PSW assinada eletronicamente, gravadas na submissão |
| 8D do fornecedor | Um PDF redigitado no CAPA | Etapas D3 a D6 estruturadas, aceitas uma a uma no CAPA |
| Arquivos de evidência | Anexos na caixa de entrada, sem verificação | Envios por item, com tipo verificado e varredura de malware antes que alguém os abra |
| Follow-up | Cobrança por telefone e calendário | Sinais de vencimento próximo e de atraso, e-mails de lembrete e uma contagem de "aguardando por nós" |
| Retirada de acesso | Um e-mail enviado não pode ser recuperado | Revogue um compartilhamento ou deixe-o expirar; as suas tarefas em aberto são canceladas |
| Trilha de auditoria | Espalhada por caixas de e-mail | Uma linha do tempo de cada visualização, resposta e decisão, com horário e endereço IP |
Os convites e lembretes de tarefas levam um link pessoal novo, e o solicitante é avisado quando um contato registra uma decisão. Os e-mails saem pelas suas configurações de SMTP.
Arquivos PDF, Excel, CSV, Word, imagem e texto de até 25 MB, armazenados com um checksum SHA-256 e verificados antes de poderem ser abertos.
Contatos externos, compartilhamentos, tarefas de revisão e respostas de 8D de fornecedores estão disponíveis pela API REST, incluindo revogar compartilhamentos e aceitar ou devolver etapas do 8D.
Respostas diretas às perguntas que as equipes fazem antes de uma demo.
Não. Cada contato externo recebe um link pessoal para a sua tarefa, válido por 7 dias por padrão. O link abre uma sessão separada do portal que mostra apenas as tarefas endereçadas a esse contato e não alcança nenhuma página interna. Um contato também pode solicitar, na página de acesso do portal, um link de acesso de uso único, válido por 15 minutos.
Sim. O revisor do cliente aprova ou rejeita cada elemento, pode aprovar todos os elementos restantes em um passo e registra a disposição do PSW: aprovado, rejeitado, aprovação interina ou outra. Uma aprovação interina exige as não conformidades, o plano de ação, a contenção, o prazo de ressubmissão e uma data de validade ou uma quantidade autorizada. A decisão é assinada eletronicamente e gravada na submissão de PPAP.
O contato digita o seu nome completo, que precisa corresponder ao cadastro do contato, e se reautentica: ou a sessão do portal foi aberta a partir de um link nos últimos 15 minutos, ou ele digita um código de seis dígitos enviado por e-mail e válido por 10 minutos. A assinatura registra o nome, o endereço de e-mail, a parte, o significado, a declaração, o horário, o endereço IP e um hash SHA-256 do que foi assinado.
Não. O fornecedor preenche a contenção D3, as causas raiz D4, as ações corretivas D5 e a implementação D6, mas nada muda no CAPA até que o seu engenheiro aceite uma etapa. As etapas aceitas são gravadas no CAPA, marcadas como vindas do fornecedor. Uma etapa devolvida volta ao fornecedor com um comentário dizendo o que falta.
Sim. Um compartilhamento caixa-preta remove as colunas que você oculta antes de a página sair do servidor. Por padrão, são o elemento de trabalho, os controles de prevenção, a ocorrência, os controles de detecção e a detecção. Cada página leva uma marca d'água com o endereço de e-mail de quem visualiza e o horário, a impressão e os downloads ficam desativados, e cada visualização é registrada. Você também pode compartilhar apenas um resumo do FMEA.
Arquivos PDF, Excel (xlsx e xls), CSV, Word (docx), PNG, JPEG, TIFF e texto de até 25 MB cada, com no máximo 10 arquivos por item. Arquivos compactados e arquivos CAD não são aceitos, e um arquivo renomeado é detectado pelo seu conteúdo. Cada arquivo passa por varredura de malware, e ninguém pode abri-lo até que a varredura esteja limpa.
Nove tipos de tarefa: revisar um Plano de Controle, um PFMEA ou uma submissão de PPAP; preencher um checklist; submeter elementos de PPAP; fornecer dados de características pass-through; responder a uma ação; responder a um 8D de D3 a D6; e responder a uma constatação de auditoria de segunda parte.
Sim. Um compartilhamento pode ser revogado a qualquer momento, o que cancela as suas tarefas em aberto, e ele termina sozinho na data de validade ou quando o contato é desativado. Links expirados ou revogados mostram uma mensagem em vez da tarefa.
Uma reunião de descoberta de 30 minutos. Um piloto de 2 a 3 semanas com dados reais de fábrica. Depois, escale no seu ritmo.
