Un portail fournisseurs est un espace de travail externe sécurisé pour les personnes extérieures à votre entreprise qui doivent relire, approuver ou répondre : les relecteurs clients et les fournisseurs de rang inférieur. Chacun ne voit que ce que vous partagez avec lui et accomplit la tâche que vous lui demandez, sur l'enregistrement en direct plutôt que sur une copie jointe à un e-mail.
Le travail qualité automobile dépend de cet échange dans les deux sens. L'IATF 16949 attend d'une organisation qu'elle maîtrise ses prestataires externes. Le manuel AIAG PPAP, 4e édition, se termine par la décision du client sur le Part Submission Warrant (PSW). L'APQP de l'AIAG suit le niveau de préparation des fournisseurs, et les audits seconde partie comme le VDA 6.3 se terminent par des constats auxquels le fournisseur doit répondre.
Le Portail Fournisseurs de Zometric prend en charge neuf types de tâches : relire un Plan de Surveillance, une PFMEA ou une soumission PPAP ; remplir une check-list ; soumettre des éléments PPAP ; fournir des données de caractéristiques pass-through (PTC) ; répondre à une action ; répondre à un 8D de D3 à D6 ; et répondre à un constat d'audit. Les personnes externes ne sont pas des utilisateurs de votre système. Un lien ouvre une session portail distincte qui ne peut atteindre aucune page interne.
Six problèmes que les équipes qualité fournisseurs décrivent avec leurs propres mots, et ce qui change quand clients et fournisseurs travaillent sur le même enregistrement.
Chaque tâche suit le même chemin : partager un enregistrement, demander une chose, accepter la réponse.
Étape 1 · Contacts
Ajoutez chaque relecteur client ou contact fournisseur à sa partie, avec un nom et une adresse e-mail. Un enregistrement qui appartient à un client ou à un fournisseur ne peut être partagé qu'avec les propres contacts de cette partie.
Étape 2 · Partage
Choisissez le Plan de Surveillance, la PFMEA, la soumission PPAP, la check-list, le CAPA fournisseur, le constat d'audit, la PTC, l'action ou la pièce, et définissez ce que le contact peut faire : consulter, commenter, approuver ou télécharger. Un partage peut être en boîte noire, avec des colonnes masquées et une date d'expiration.
Étape 3 · Demande
Donnez à la tâche un titre, une échéance et un message. Certaines tâches sont créées pour vous : soumettre un PPAP sortant ouvre une tâche de revue pour chaque contact client actif, et adresser une check-list APQP à un fournisseur ouvre une tâche de check-list.
Étape 4 · Lien
Le contact reçoit un lien vers la tâche, valable 7 jours par défaut. La session portail se termine après 30 minutes d'inactivité ou 12 heures au maximum, et le contact peut demander à tout moment un lien de connexion valable 15 minutes.
Étape 5 · Réponse
Un client décide ligne par ligne ou élément par élément. Un fournisseur répond aux points de la check-list, charge des preuves ou remplit les étapes du 8D. Les brouillons sont enregistrés jusqu'à ce que le contact soumette.
Étape 6 · Signature
Les décisions sur le Plan de Surveillance et le PPAP exigent le nom complet du contact et une réauthentification : un lien ouvert dans les 15 dernières minutes, ou un code à six chiffres reçu par e-mail, valable 10 minutes.
Étape 7 · Acceptation
Acceptez chaque point ou étape 8D répondu, ou renvoyez-le avec un commentaire indiquant ce qui manque. Une tâche de réponse est terminée lorsque chaque point ou étape est accepté, et chaque action reste sur la chronologie du portail.
Chaque fonctionnalité est liée à une décision que votre équipe cherche déjà à prendre.
Pas d'identifiant, pas de mot de passe, pas de session de prise en main. Un contact externe ouvre un lien et ne voit que les tâches qui lui sont adressées. Les liens expirent, peuvent être révoqués, et n'ouvrent jamais rien dans votre système interne.
Le relecteur de votre client approuve ou rejette ligne par ligne ou élément par élément et, sur un PPAP, enregistre la décision sur le PSW, y compris une approbation provisoire. Les décisions sur le Plan de Surveillance et le PPAP sont signées électroniquement avec son nom saisi et un nouveau lien ou un code à usage unique, puis inscrites directement dans l'approbation client du plan ou dans la soumission PPAP ; une revue de PFMEA est enregistrée sur la FMEA.
Demandez des éléments PPAP, des check-lists APQP ou des preuves ponctuelles à un fournisseur de rang inférieur. Il répond point par point ; vous acceptez ou renvoyez chaque réponse. Le niveau de préparation des fournisseurs cesse d'être un statut que l'on relance par téléphone.
Envoyez à un fournisseur les étapes de confinement, de cause racine, d'action corrective et de mise en œuvre (D3 à D6) d'un 8D, ou un constat d'audit seconde partie. Les étapes du 8D n'entrent dans votre CAPA qu'après acceptation par votre ingénieur ; la réponse à un constat est soumise à la décision de l'auditeur, qui l'accepte ou la rejette.
Partagez une PFMEA ou un Plan de Surveillance sans céder le savoir-faire. Les colonnes masquées sont supprimées avant que la page ne quitte le serveur, chaque vue porte un filigrane au nom du lecteur, et le téléchargement comme l'impression sont désactivés.
Chaque lien ouvert, document consulté, réponse soumise et décision signée figure sur une seule chronologie — qui, quand et d'où. Les tâches en retard et les réponses en attente de votre côté sont comptées sur l'accueil du portail.
Chaque tâche ouverte est comparée à la date du jour. Une tâche due dans deux jours ou moins est signalée « bientôt due », et une tâche dont l'échéance est passée est en retard. Une tâche quotidienne envoie par e-mail un rappel avec un nouveau lien lorsqu'une tâche est exactement à deux jours de son échéance, puis un avis de retard chaque jour après l'échéance, au plus une fois par jour.
| Tâche | Échéance | Signal | E-mail de rappel |
|---|---|---|---|
| Relire le Plan de Surveillance | Échéance20 oct. (dans 8 jours) | SignalAucun | E-mail de rappelAucun pour l'instant |
| Soumettre les éléments PPAP | Échéance14 oct. (dans 2 jours) | SignalBientôt due | E-mail de rappelRappel envoyé aujourd'hui |
| Remplir la check-list | Échéance13 oct. (dans 1 jour) | SignalBientôt due | E-mail de rappelAucun aujourd'hui ; envoyé le 11 oct. |
| Répondre au 8D | Échéance9 oct. (il y a 3 jours) | SignalEn retard | E-mail de rappelAvis de retard, chaque jour |
| Répondre au constat d'audit | Échéance8 oct. (terminée) | SignalAucun | E-mail de rappelAucun |
Le portail n'a pas de copie propre. Chaque réponse est réinscrite via le module qui possède l'enregistrement.
Soumettre un dossier sortant ouvre une tâche de revue pour le client. Les décisions par élément et la décision sur le warrant sont inscrites dans la soumission, et les preuves d'un fournisseur de rang inférieur sont ajoutées aux éléments d'un PPAP entrant.
Un CAPA impliquant un fournisseur peut demander une réponse 8D. Les étapes D3 à D6 acceptées deviennent des actions de confinement, des causes racines, des actions correctives et des mises en œuvre terminées dans le CAPA.
La revue d'un client fixe l'approbation client du Plan de Surveillance, et les réponses acceptées d'un fournisseur mettent à jour ses enregistrements de caractéristiques pass-through.
Les clients voient une synthèse ou une vue en lecture seule de la PFMEA, en boîte noire si vous le choisissez, et leur revue est enregistrée comme commentaire sur la FMEA.
Une check-list adressée à un fournisseur devient une tâche du portail, et les réponses du fournisseur sont inscrites dans la check-list en direct, soumise une fois complète.
La réponse du fournisseur à un constat d'audit seconde partie va directement au constat, où l'auditeur l'accepte ou la rejette.
Enregistrent les contacts, partagent Plans de Surveillance, PFMEA, soumissions PPAP et check-lists, créent les tâches, émettent les liens, et acceptent ou renvoient les réponses.
Demandent la réponse 8D d'un fournisseur sur un CAPA et acceptent ou renvoient chaque étape avant qu'elle n'entre dans le dossier.
Demandent la réponse d'un fournisseur à un constat d'audit seconde partie, puis l'acceptent ou la rejettent sur le constat.
Voient l'accueil du portail, le registre des tâches et la chronologie des activités externes.
Relisent les Plans de Surveillance, PFMEA et soumissions PPAP partagés, commentent et signent leur décision.
Répondent aux check-lists, aux demandes de preuves PPAP, aux données PTC, aux actions, aux étapes 8D et aux constats d'audit, avec chargement de fichiers.
| Portail Fournisseurs de Zometric face aux e-mails et dossiers partagés | E-mails et dossiers partagés | Portail Fournisseurs de Zometric |
|---|---|---|
| Accès | Pièces jointes transférées, comptes de dossiers à gérer | Un lien personnel vers une seule tâche ; aucun compte, aucune page interne accessible |
| Ce qui est partagé | Le fichier entier, qui peut être transféré | Un partage ciblé ; colonnes masquées supprimées sur le serveur pour les vues en boîte noire |
| Approbation client | Un PDF signé ou un e-mail de réponse | Décisions par élément et décision sur le warrant signée électroniquement, inscrites dans la soumission |
| 8D fournisseur | Un PDF ressaisi dans le CAPA | Étapes D3 à D6 structurées, acceptées une à une dans le CAPA |
| Fichiers de preuve | Pièces jointes non vérifiées | Chargements par point, type contrôlé et analysés contre les logiciels malveillants avant toute ouverture |
| Relances | Relances par téléphone et agenda | Signaux « bientôt due » et « en retard », e-mails de rappel et compteur « en attente de notre part » |
| Retrait de l'accès | Un e-mail envoyé ne peut pas être rappelé | Révoquez un partage ou laissez-le expirer ; ses tâches ouvertes sont annulées |
| Piste d'audit | Dispersée entre les boîtes mail | Une seule chronologie de chaque consultation, réponse et décision, avec heure et adresse IP |
Les invitations et les rappels de tâches contiennent un nouveau lien personnel, et le demandeur est averti lorsqu'un contact enregistre une décision. Les e-mails passent par vos paramètres SMTP.
Fichiers PDF, Excel, CSV, Word, image et texte jusqu'à 25 Mo, stockés avec une somme de contrôle SHA-256 et analysés avant de pouvoir être ouverts.
Les contacts externes, les partages, les tâches de revue et les réponses 8D des fournisseurs sont disponibles via l'API REST, y compris la révocation des partages et l'acceptation ou le renvoi des étapes 8D.
Des réponses claires aux questions que les équipes posent avant une démo.
Non. Chaque contact externe reçoit un lien personnel vers sa tâche, valable 7 jours par défaut. Le lien ouvre une session portail distincte qui n'affiche que les tâches adressées à ce contact et ne peut atteindre aucune page interne. Un contact peut aussi demander, depuis la page de connexion du portail, un lien de connexion à usage unique valable 15 minutes.
Oui. Le relecteur du client approuve ou rejette chaque élément, peut approuver en une fois tous les éléments restants, et enregistre la décision sur le warrant : approuvé, rejeté, approbation provisoire ou autre. Une approbation provisoire exige les non-conformités, le plan d'actions, le confinement, la date de nouvelle soumission, et une date d'expiration ou une quantité autorisée. La décision est signée électroniquement et inscrite dans la soumission PPAP.
Le contact saisit son nom complet, qui doit correspondre à la fiche contact, et se réauthentifie : soit la session portail a été ouverte depuis un lien au cours des 15 dernières minutes, soit il saisit un code à six chiffres reçu par e-mail et valable 10 minutes. La signature enregistre le nom, l'adresse e-mail, la partie, la signification, la déclaration, l'heure, l'adresse IP et une empreinte SHA-256 de ce qui a été signé.
Non. Le fournisseur remplit le confinement D3, les causes racines D4, les actions correctives D5 et la mise en œuvre D6, mais rien ne change dans le CAPA tant que votre ingénieur n'a pas accepté une étape. Les étapes acceptées sont inscrites dans le CAPA, marquées comme provenant du fournisseur. Une étape renvoyée retourne au fournisseur avec un commentaire indiquant ce qui manque.
Oui. Un partage en boîte noire supprime les colonnes que vous masquez avant que la page ne quitte le serveur. Par défaut, il s'agit de l'élément de travail, des contrôles de prévention, de l'occurrence, des contrôles de détection et de la détection. Chaque page porte un filigrane avec l'adresse e-mail du lecteur et l'heure, l'impression et le téléchargement sont désactivés, et chaque consultation est journalisée. Vous pouvez aussi ne partager qu'une synthèse de la FMEA.
Des fichiers PDF, Excel (xlsx et xls), CSV, Word (docx), PNG, JPEG, TIFF et texte jusqu'à 25 Mo chacun, avec au plus 10 fichiers par point. Les archives et les fichiers CAO ne sont pas acceptés, et un fichier renommé est détecté d'après son contenu. Chaque fichier est analysé contre les logiciels malveillants, et personne ne peut l'ouvrir tant que l'analyse ne l'a pas déclaré sain.
Neuf types de tâches : relire un Plan de Surveillance, une PFMEA ou une soumission PPAP ; remplir une check-list ; soumettre des éléments PPAP ; fournir des données de caractéristiques pass-through ; répondre à une action ; répondre à un 8D de D3 à D6 ; et répondre à un constat d'audit seconde partie.
Oui. Un partage peut être révoqué à tout moment, ce qui annule ses tâches ouvertes, et il prend fin de lui-même à sa date d'expiration ou lorsque le contact est désactivé. Les liens expirés ou révoqués affichent un message au lieu de la tâche.
Un appel de découverte de 30 minutes. Un pilote de 2 à 3 semaines sur des données réelles d'usine. Puis une montée en charge à votre rythme.
