Cổng nhà cung cấp là một không gian làm việc bên ngoài an toàn dành cho những người ngoài công ty bạn phải xem xét, phê duyệt hoặc trả lời: người xem xét của khách hàng và nhà cung cấp cấp dưới. Mỗi người chỉ thấy những gì bạn chia sẻ với họ và làm công việc bạn yêu cầu, trên bản ghi sống chứ không phải trên một bản sao đính kèm email.
Công việc chất lượng ô tô phụ thuộc vào sự trao đổi này theo cả hai chiều. IATF 16949 yêu cầu tổ chức kiểm soát các nhà cung cấp bên ngoài của mình. Sổ tay AIAG PPAP, ấn bản 4, kết thúc bằng quyết định xử lý của khách hàng trên Part Submission Warrant (PSW). AIAG APQP theo dõi mức sẵn sàng của nhà cung cấp, và các cuộc đánh giá bên thứ hai như VDA 6.3 kết thúc bằng những phát hiện mà nhà cung cấp phải trả lời.
Cổng Nhà cung cấp của Zometric xử lý chín loại công việc: xem xét một Kế hoạch Kiểm soát, một PFMEA hoặc một hồ sơ nộp PPAP; hoàn thành một checklist; nộp hạng mục PPAP; cung cấp dữ liệu đặc tính pass-through (PTC); phản hồi một hành động; trả lời một 8D từ D3 đến D6; và phản hồi một phát hiện đánh giá. Người bên ngoài không phải là người dùng trong hệ thống của bạn. Một liên kết mở một phiên cổng riêng biệt, không thể truy cập bất kỳ trang nội bộ nào.
Sáu vấn đề mà các nhóm chất lượng nhà cung cấp tự mô tả bằng lời của họ, và điều gì thay đổi khi khách hàng và nhà cung cấp làm việc trên cùng một bản ghi.
Mọi công việc đi theo cùng một lộ trình: chia sẻ một bản ghi, yêu cầu một việc, chấp nhận câu trả lời.
Bước 1 · Đầu mối
Thêm từng người xem xét của khách hàng hoặc đầu mối nhà cung cấp vào bên tương ứng, kèm tên và địa chỉ email. Một bản ghi thuộc về một khách hàng hoặc nhà cung cấp chỉ có thể được chia sẻ với chính các đầu mối của bên đó.
Bước 2 · Chia sẻ
Chọn Kế hoạch Kiểm soát, PFMEA, hồ sơ nộp PPAP, checklist, CAPA của nhà cung cấp, phát hiện đánh giá, PTC, hành động hoặc chi tiết, và đặt quyền của đầu mối: xem, nhận xét, phê duyệt hoặc tải xuống. Một lượt chia sẻ có thể ở chế độ hộp đen, với các cột ẩn và ngày hết hạn.
Bước 3 · Yêu cầu
Đặt cho công việc một tiêu đề, hạn chót và lời nhắn. Một số công việc được tạo sẵn cho bạn: nộp một PPAP đầu ra sẽ mở một công việc xem xét cho mỗi đầu mối khách hàng đang hoạt động, và gửi một checklist APQP cho nhà cung cấp sẽ mở một công việc checklist.
Bước 4 · Liên kết
Đầu mối nhận một liên kết tới công việc, mặc định có hiệu lực 7 ngày. Phiên cổng kết thúc sau 30 phút không hoạt động hoặc tối đa 12 giờ, và đầu mối có thể yêu cầu một liên kết đăng nhập 15 phút bất cứ lúc nào.
Bước 5 · Trả lời
Khách hàng quyết định từng dòng hoặc từng hạng mục. Nhà cung cấp trả lời các mục của checklist, tải lên bằng chứng hoặc điền các bước 8D. Bản nháp được lưu cho đến khi đầu mối nộp.
Bước 6 · Ký
Quyết định về Kế hoạch Kiểm soát và PPAP cần họ tên đầy đủ của đầu mối và việc xác thực lại: một liên kết được mở trong vòng 15 phút gần nhất, hoặc một mã sáu chữ số gửi qua email, có hiệu lực 10 phút.
Bước 7 · Chấp nhận
Chấp nhận từng mục hoặc bước 8D đã được trả lời, hoặc trả lại kèm nhận xét nêu rõ còn thiếu gì. Một công việc trả lời hoàn tất khi mọi mục hoặc bước đều được chấp nhận, và mọi thao tác đều nằm trên dòng thời gian của cổng.
Mỗi khả năng đều gắn với một quyết định mà đội ngũ của bạn đang cần đưa ra.
Không tên đăng nhập, không mật khẩu, không buổi hướng dẫn. Một đầu mối bên ngoài mở liên kết và chỉ thấy các công việc gửi cho họ. Liên kết có thời hạn, có thể bị thu hồi và không bao giờ mở bất cứ thứ gì trong hệ thống nội bộ của bạn.
Người xem xét của khách hàng phê duyệt hoặc từ chối từng dòng hoặc từng hạng mục và, với PPAP, ghi nhận quyết định xử lý warrant, kể cả phê duyệt tạm thời. Quyết định về Kế hoạch Kiểm soát và PPAP được ký điện tử bằng tên gõ vào cùng một liên kết hoặc mã dùng một lần mới, rồi ghi thẳng vào phần phê duyệt của khách hàng trên kế hoạch hoặc vào hồ sơ nộp PPAP; việc xem xét PFMEA được ghi nhận trên FMEA.
Yêu cầu các hạng mục PPAP, checklist APQP hoặc bằng chứng phát sinh từ một nhà cung cấp cấp dưới. Họ trả lời từng mục; bạn chấp nhận hoặc trả lại từng mục. Mức sẵn sàng của nhà cung cấp không còn là một trạng thái bạn phải gọi điện đôn đốc.
Gửi cho nhà cung cấp các bước ngăn chặn, nguyên nhân gốc rễ, hành động khắc phục và triển khai (D3 đến D6) của một 8D, hoặc một phát hiện từ đánh giá bên thứ hai. Các bước 8D chỉ vào CAPA của bạn sau khi kỹ sư của bạn chấp nhận; phản hồi cho một phát hiện được chuyển đến đánh giá viên để quyết định chấp nhận hay từ chối.
Chia sẻ một PFMEA hoặc Kế hoạch Kiểm soát mà không để lộ bí quyết. Các cột ẩn được loại bỏ trước khi trang rời máy chủ, mỗi lượt xem mang hình mờ ghi tên người xem, và việc tải xuống lẫn in ấn đều bị vô hiệu hóa.
Mỗi liên kết được mở, tài liệu được xem, câu trả lời được gửi và quyết định được ký đều nằm trên một dòng thời gian: ai, khi nào và từ đâu. Công việc quá hạn và câu trả lời đang chờ phía bạn được đếm ngay trên trang chủ của cổng.
Mỗi công việc đang mở được so với ngày hôm nay. Công việc còn hai ngày trở xuống đến hạn được gắn cờ sắp đến hạn, và công việc đã qua hạn là quá hạn. Một tác vụ hằng ngày gửi email nhắc kèm liên kết mới khi công việc còn đúng hai ngày đến hạn, và thông báo quá hạn mỗi ngày sau hạn chót, tối đa một lần mỗi ngày.
| Công việc | Hạn | Cờ | Email nhắc |
|---|---|---|---|
| Xem xét Kế hoạch Kiểm soát | Hạn20/10 (còn 8 ngày) | CờKhông | Email nhắcChưa có |
| Nộp hạng mục PPAP | Hạn14/10 (còn 2 ngày) | CờSắp đến hạn | Email nhắcĐã gửi nhắc hôm nay |
| Hoàn thành checklist | Hạn13/10 (còn 1 ngày) | CờSắp đến hạn | Email nhắcHôm nay không gửi; đã gửi ngày 11/10 |
| Trả lời 8D | Hạn9/10 (quá 3 ngày) | CờQuá hạn | Email nhắcThông báo quá hạn, mỗi ngày |
| Phản hồi phát hiện đánh giá | Hạn8/10 (đã hoàn tất) | CờKhông | Email nhắcKhông |
Cổng không giữ bản sao riêng. Mỗi câu trả lời được ghi ngược lại thông qua module sở hữu bản ghi đó.
Nộp một bộ hồ sơ đầu ra sẽ mở một công việc xem xét cho khách hàng. Quyết định về từng hạng mục và quyết định xử lý warrant được ghi vào hồ sơ nộp, và bằng chứng của nhà cung cấp cấp dưới được bổ sung vào các hạng mục của một PPAP đầu vào.
Một CAPA có liên quan đến nhà cung cấp có thể yêu cầu trả lời 8D. Các bước D3 đến D6 được chấp nhận trở thành hành động ngăn chặn, nguyên nhân gốc rễ, hành động khắc phục và triển khai đã hoàn tất trong CAPA.
Việc xem xét của khách hàng đặt trạng thái phê duyệt của khách hàng cho Kế hoạch Kiểm soát, và các câu trả lời được chấp nhận của nhà cung cấp cập nhật bản ghi đặc tính pass-through của kế hoạch.
Khách hàng thấy bản tóm tắt hoặc chế độ xem chỉ đọc của PFMEA, ở dạng hộp đen nếu bạn chọn, và việc xem xét của họ được ghi lại dưới dạng nhận xét trên FMEA.
Một checklist gửi cho nhà cung cấp trở thành một công việc trên cổng, và câu trả lời của nhà cung cấp được ghi vào checklist sống, được nộp khi đã hoàn thành.
Phản hồi của nhà cung cấp cho một phát hiện đánh giá bên thứ hai đi thẳng tới phát hiện đó, nơi đánh giá viên chấp nhận hoặc từ chối.
Đăng ký đầu mối, chia sẻ Kế hoạch Kiểm soát, PFMEA, hồ sơ nộp PPAP và checklist, tạo công việc, gửi liên kết, và chấp nhận hoặc trả lại câu trả lời.
Yêu cầu nhà cung cấp trả lời 8D trên một CAPA và chấp nhận hoặc trả lại từng bước trước khi nó đi vào hồ sơ.
Yêu cầu nhà cung cấp phản hồi một phát hiện đánh giá bên thứ hai, rồi chấp nhận hoặc từ chối phản hồi ngay trên phát hiện.
Xem trang chủ của cổng, sổ đăng ký công việc và dòng thời gian hoạt động bên ngoài.
Xem xét Kế hoạch Kiểm soát, PFMEA và hồ sơ nộp PPAP được chia sẻ, nhận xét và ký quyết định của mình.
Trả lời checklist, yêu cầu bằng chứng PPAP, dữ liệu PTC, hành động, các bước 8D và phát hiện đánh giá, kèm tải lên tệp.
| Cổng Nhà cung cấp của Zometric so với email và thư mục dùng chung | Email và thư mục dùng chung | Cổng Nhà cung cấp của Zometric |
|---|---|---|
| Truy cập | Chuyển tiếp tệp đính kèm, quản lý tài khoản thư mục | Một liên kết cá nhân tới một công việc; không tài khoản, không truy cập được trang nội bộ nào |
| Những gì được chia sẻ | Toàn bộ tệp, có thể bị chuyển tiếp | Chia sẻ có phạm vi; cột ẩn bị loại bỏ trên máy chủ với chế độ xem hộp đen |
| Phê duyệt của khách hàng | Một PDF đã ký hoặc email trả lời | Quyết định từng hạng mục và quyết định xử lý warrant ký điện tử, ghi thẳng vào hồ sơ nộp |
| 8D của nhà cung cấp | Một PDF được gõ lại vào CAPA | Các bước D3 đến D6 có cấu trúc, được chấp nhận từng bước vào CAPA |
| Tệp bằng chứng | Tệp đính kèm trong hộp thư, chưa kiểm tra | Tải lên theo từng mục, kiểm tra loại tệp và quét mã độc trước khi bất kỳ ai mở |
| Đôn đốc | Gọi điện và theo dõi lịch | Cờ sắp đến hạn và quá hạn, email nhắc và số đếm «đang chờ chúng tôi» |
| Thu hồi quyền truy cập | Email đã gửi không thể thu hồi | Thu hồi lượt chia sẻ hoặc để nó hết hạn; các công việc đang mở của nó bị hủy |
| Nhật ký kiểm toán | Rải rác trong nhiều hộp thư | Một dòng thời gian của mọi lượt xem, câu trả lời và quyết định, kèm thời gian và địa chỉ IP |
Lời mời và lời nhắc công việc đều kèm một liên kết cá nhân mới, và người yêu cầu được thông báo khi một đầu mối ghi nhận quyết định. Email được gửi qua cấu hình SMTP của bạn.
Tệp PDF, Excel, CSV, Word, hình ảnh và văn bản đến 25 MB, được lưu kèm mã kiểm SHA-256 và quét trước khi có thể mở.
Đầu mối bên ngoài, lượt chia sẻ, công việc xem xét và câu trả lời 8D của nhà cung cấp đều có qua REST API, bao gồm thu hồi lượt chia sẻ và chấp nhận hoặc trả lại các bước 8D.
Câu trả lời thẳng thắn cho những câu hỏi các đội ngũ thường đặt ra trước buổi demo.
Không. Mỗi đầu mối bên ngoài nhận một liên kết cá nhân tới công việc của họ, mặc định có hiệu lực 7 ngày. Liên kết mở một phiên cổng riêng biệt chỉ hiển thị các công việc gửi cho đầu mối đó và không thể truy cập bất kỳ trang nội bộ nào. Đầu mối cũng có thể yêu cầu một liên kết đăng nhập dùng một lần, có hiệu lực 15 phút, từ trang đăng nhập của cổng.
Có. Người xem xét của khách hàng phê duyệt hoặc từ chối từng hạng mục, có thể phê duyệt tất cả hạng mục còn lại trong một bước, và ghi nhận quyết định xử lý warrant: phê duyệt, từ chối, phê duyệt tạm thời hoặc khác. Phê duyệt tạm thời yêu cầu nêu các điểm không tuân thủ, kế hoạch hành động, biện pháp ngăn chặn, hạn nộp lại, và ngày hết hạn hoặc số lượng được phép. Quyết định được ký điện tử và ghi vào hồ sơ nộp PPAP.
Đầu mối gõ họ tên đầy đủ, phải khớp với bản ghi đầu mối, và xác thực lại: hoặc phiên cổng được mở từ một liên kết trong vòng 15 phút gần nhất, hoặc họ nhập mã sáu chữ số gửi qua email, có hiệu lực 10 phút. Chữ ký ghi lại tên, địa chỉ email, bên liên quan, ý nghĩa, lời tuyên bố, thời gian, địa chỉ IP và mã băm SHA-256 của nội dung được ký.
Không. Nhà cung cấp điền D3 ngăn chặn, D4 nguyên nhân gốc rễ, D5 hành động khắc phục và D6 triển khai, nhưng CAPA không thay đổi gì cho đến khi kỹ sư của bạn chấp nhận một bước. Các bước được chấp nhận được ghi vào CAPA, đánh dấu là đến từ nhà cung cấp. Một bước bị trả lại sẽ quay về nhà cung cấp kèm nhận xét nêu rõ còn thiếu gì.
Có. Chia sẻ hộp đen loại bỏ các cột bạn ẩn trước khi trang rời máy chủ. Theo mặc định, đó là yếu tố công việc, biện pháp phòng ngừa, tần suất xảy ra, biện pháp phát hiện và khả năng phát hiện. Mọi trang đều mang hình mờ với địa chỉ email của người xem và thời gian, việc in và tải xuống bị vô hiệu hóa, và mỗi lượt xem đều được ghi nhật ký. Bạn cũng có thể chỉ chia sẻ bản tóm tắt của FMEA.
Tệp PDF, Excel (xlsx và xls), CSV, Word (docx), PNG, JPEG, TIFF và văn bản, mỗi tệp đến 25 MB, tối đa 10 tệp cho mỗi mục. Tệp nén và tệp CAD không được chấp nhận, và tệp bị đổi tên sẽ được phát hiện qua nội dung. Mọi tệp đều được quét mã độc, và không ai có thể mở cho đến khi kết quả quét sạch.
Chín loại công việc: xem xét một Kế hoạch Kiểm soát, một PFMEA hoặc một hồ sơ nộp PPAP; hoàn thành một checklist; nộp hạng mục PPAP; cung cấp dữ liệu đặc tính pass-through; phản hồi một hành động; trả lời một 8D từ D3 đến D6; và phản hồi một phát hiện đánh giá bên thứ hai.
Có. Một lượt chia sẻ có thể bị thu hồi bất cứ lúc nào, việc này hủy các công việc đang mở của nó, và nó tự kết thúc vào ngày hết hạn hoặc khi đầu mối bị vô hiệu hóa. Liên kết đã hết hạn hoặc bị thu hồi sẽ hiển thị thông báo thay vì công việc.
Một cuộc gọi khám phá 30 phút. Một dự án thí điểm 2–3 tuần trên dữ liệu nhà máy thực. Sau đó mở rộng theo nhịp độ của bạn.
